письмо извинение за ошибку

Бывает так, что возникает конфликтная ситуация или недопонимание с клиентом/заказчиком. И даже не имеет значения, кто в этом виноват: клиент есть клиент, и, если он недоволен, то будет ать рублем и просто больше никогда не обратится в вашу компанию.

Да еще и расскажет всем вокруг, как плохо у вас с ним обошлись… Поэтому, если ваша компания заинтересована в сохранении хороших отношений с посетителями, клиентами и покупателями, надо уметь извиняться за вольные, невольные и даже несуществующие промахи.

Инструмент для этого – письмо-извинение. 

В ситуации конфликта необходимо как можно скорее сгладить острые углы.

Одним из обязательных профессиональных качеств менеджера, работающего с людьми, является умение предвидеть официальную претензию, текст которой уже бойко составляется в голове пышущего яростью клиента (хорошо, если в адрес организации, а ведь существуют еще УФАС, Роспотребнадзор и другие, не менее приятные, контролирующие органы), и предотвратить ее появление.

Письмо-извинение является одним из самых сложных писем, относящихся к деловой переписке.

Во-первых, крайне сложно удержать равновесие между желанием сохранить неплохие отношения с заказчиком и тем, чтобы ваша компания не «потеряла лицо».

Во-вторых, очень часто автор извинений просит прощения не за свои ошибки, а за оплошность подчиненных сотрудников или вовсе работников другого отела. Но в любом случае – извиняться необходимо.

Когда пишут письмо-извинение?

Направлять письмо-извинение клиенту, по возможности, не дожидаясь претензий с его стороны, желательно в случаях:

— Неисполнения пунктов договора или принятых на себя обязательств.

— Нарушение делового этикета или некорректное поведение сотрудников вашей компании в отношении или в присутствии сотрудников компании клиента/заказчика.

— Форс-мажорные обстоятельства, приведшие к нарушению договора. Да, вы не несете ответственности за массовое отключение электричества в городе, наводнение или землетрясение. Но об этом надо сказать.

Структура письма-извинения

Письмо-извинение – это вид делового письма, поэтому правила его составления и структура не особенно отличаются от правил составления и структуры любого другого письма. Универсальные правила написания деловых писем описаны здесь.

В теме письма не нужно специально указывать, что это именно извинение. Пусть она будет нейтральной: «О поставке по договору №…», «О подписании акта выполненных работ» и.т.д.

Текст письма-извинения пишется от имени руководителя отдела или, еще лучше, организации. Тем самым демонстрируется, что руководство в курсе проблемы и лично стремится к ее решению. Из этих же соображений лучше обойтись без реквизита «Исполнитель».

Письмо печатается на бланке компании для писем и регистрируется как исходящее в общем порядке.

письма-извинения

Текст письма можно разделить на несколько смысловых частей:

Извинение

Это первый абзац или предложение. Извинения приносятся только один раз в начале письма!

Например:

Уважаемый Александр Олегович!

В связи со сложившейся ситуацией мы хотели бы принести вам свои извинения за действия нашего сотрудника…»

Объяснение причин

В данной части письма вы пишете о причинах, приведших к конфликтной ситуации. Не стоит приукрашивать детали или, тем более, придумывать несуществующие – ни к чему хорошему это не приведёт.

Так же желательно избегать таких фраз как «произошло недоразумение», «небольшая проблема», «случайная задержка» и.т.д.

Даже если вы считаете, что возникшая ситуация действительно является маленьким недоразумением, то стоит подумать о том, что для клиента это может быть большая неприятность.

Например:

Поставка продукции была задержана из-за ошибки, произошедшей в отделе продаж: в заявку по недосмотру был веден неверный код товара.

Выражение сожаления, огорчения

Здесь главное – не повториться и не начать вновь извиняться. Один раз в начале письма это уже было сделано, больше не надо. Цель этой части – дать понять клиенту, что неприятный инцидент – исключение из общего правила.

Например:

Мы крайне огорчены тем, что вам пришлось напрасно потратить время на поездку в наш офис.

Сообщение о мерах, принятых для решения проблемы

Тонкость этого фрагмента письма-извинения состоит в том, что здесь надо избегать будущего времени. Фразы «мы постараемся разобраться», «сотрудники, виновные в этой ситуации, будут наказаны», «меры будут приняты» и.т.д. Пишите так, как будто все это уже сделано. А в идеале так и должно быть.

Например:

С работниками торгового зала проведена беседа о недопустимости некорректного поведения с посетителями. В отношении Симагина П.А. применено дисциплинарное взыскание в виде замечания.

Заключение

Здесь стоит поблагодарить клиента за проявленное понимание, терпение, выразить надежду на то, что подобные ситуации не будут повторяться в дальнейшем.

Например:

Благодарим вас за проявленное понимание и надеемся, что этот инцидент не сможет повлиять на наше давнее и плодотворное сотрудничество.

Случаи, в которых стоит написать письмо-извинение вашим партнёрам или клиентам, могут быть самые разные. Действуя грамотно, вы имеете все шансы получить не недовольного вашими действиями клиента, а лояльного и доброжелательного партнёра.

Image by www.freedigitalphotos.net

исходящие, общение, пишем письма, работа с клиентами

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=2760

Письмо-извинение, Типовые оборот – Деловая речь для государственных служащих Библиотека русских учебников

Это служебное письмо, в котором выражается просьба простить за несвоевременное выполнение заказа, опоздание на встречу, бухгалтерские ошибки, нарушения условий договора и т.п.

Итак, осознав свою вину, вы непременно должны извиниться и принять все необходимые меры, чтобы такие досадные случаи больше не повторялись. Например:

Уважаемые господа! в концернашого концерну.

. Совсем не оправдываем своей невнимательности и зобов ‘связываемся возместить. Вам ущерб. Надеемся, что. Вы и в дальнейшем пользоваться нашими услугами, а мы приложим все усилия, чтобы избежать таких непр риемних недоразумений. Еще раз просим прощения. Сою …

Извинения за задержку поставки товаров

1. Извините за задержку поставки товаров. Это произошло по нашей вине извинения за причиненные хлопоты

2. Ваше заказ от (дата) по вине офис-менеджера вовремя не поступили в наш транспортный отдел. Просим извинить за задержку товаров и заверяем, что в дальнейшем на. Ваши заказы обращать особое у вниманиеувагу.

3 сотрудника, который отвечал за выполнение. Вашего заказа, допустил ошибку извинения за задержку поставки товаров

4. Наш производственный отдел неправильно спланировал график отгрузки заказанных товаров и повлекло задержку. Просим извинить нас за несвоевременность выполнения. Вашего заказа

5. Через производственные трудности мы не смогли вовремя отгрузить заказанные. Вами товары и искренне извиняемся. Вас за задержку

6. Имеем попросить у. Вас прощения за несвоевременное выполнение. Вашего заказа от (дата)

7. Внимательно просмотрели все. Ваши заказы и убедились, что допустили ошибку, за которую, надеемся,. Вы извините нам

8. Еще раз просим извинить за лишние хлопоты. Надеемся, что это недоразумение отрицательно скажется на наших дальнейших отношениях и. Вы и в дальнейшем будете пользоваться услугами нашей фирмы

9. Уверяем, что в будущем приложим все усилия, чтобы избежать таких неприятных упущений

Извинения за задержку оплаты счетов

1. Через небрежность бухгалтерии. Ваши счета оказались вовремя не оплаченным. Оплата будет осуществлена ??немедленно. Извините за задержку

2. Ваш счет от (дата) было неправильно зарегистрировано 8 нашей бухгалтерии, и поэтому он остался неоплаченным извинения за эту досадную ошибку, которую немедленно исправим

3. К сожалению, банк не выполнил своевременно наше поручение перевести. Вам деньги. Искренне просим прощения (извинения) за опоздание с оплатой

4. Нам очень жаль, что. Ваш последний счет оставался неоплаченным протяжении длительного времени. Искренне извиняемся за эту невнимательность

5. Через кадровые изменения в нашей бухгалтерии оплата осуществлена ??со значительным опозданием. Просим простить нам

6. Переезд нашей бухгалтерии в новый офис вызвал задержку оплаты счетов. Искренне просим простить нам

7 извинения за путаницу в нашей бухгалтерии и обещаем впредь быть внимательнее

8. Искренне извиняемся. Вас за досадную ошибку, которая произошла из-за халатности нашего сотрудника

9. Благодарим за напоминание о неоплаченный счет от (дата), что был неправильно зарегистрирован. Извините, пожалуйста, что нечеткость в работе наших сотрудников заставила. Вас лишний раз волноваться (за авдала. Вам лишних хлопототів).

10. После телефонного звонка мы внимательно просмотрели списки неоплаченных счетов и убедились, что допустили ошибку, за которую, надеемся,. Вы нам извините. Совсем не оправдываем своей. Неуве ажности, однако надеемся, что. Вы и в дальнейшем выполнять наши заказыня.

11. Еще раз просим прощения (извинения) за задержку платежа. И уверяем, что в дальнейшем делать все возможное, чтобы избежать таких досадных упущений

Извинения за опоздание на встречу, задержку с ответом

1. Искренне извиняемся. Вас за вчерашнее опоздание на встречу

2 мне очень жаль (искренне жалею), что такая долгожданная и важная для меня встреча не состоялась

3. Искренне прошу прощения (простите) за то, что заставил. Вас напрасно потратить свое драгоценное время

4. Я был убежден, что наша встреча должна была состояться (дата). Еще раз прошу прощения за причиненные неудобства и прошу, если это возможно, назначить повторную встречу в удобное для. Вас время

5. Буду искренне благодарен, если. Вы согласитесь на повторную встречу. Прошу простить, что нанес (а). Вам неприятностей

6. Мне очень неудобно за опоздание на встречу

7. Прошу прощения (простите) за задержку с ответом на. Ваше приглашение принять участие в. Международной конференции, посвященной проблеме

8. Мне очень обидно, что не смогла вовремя ответить на. Ваше приглашение и поблагодарить. Вас, но дело в том, что

9. Искренне извиняемся за промедление с ответом, что произошло из-за

Источник: http://uchebnikirus.com/documentovedenie/dilove_movlennya_dlya_derzhavnih_sluzhbovtsiv_-_shevchuk_sv/list-vibachennya.htm

Вы накосячили. Клиент в ярости не хочет с вами разговаривать. А если хочет, то только малоизвестными фразами, которые не всегда приятно слышать.

Да, есть клиенты, делающие из мухи слона или создающие проблему на пустом месте. С ними нужно прощаться навсегда и радоваться, что есть чёрный список, который помогает навсегда вычеркнуть человека из клиентов.

Но если вы действительно накосячили и хотите исправить ситуацию, нужно действовать иначе.

Кто-то когда-то сказал: «Бездействие порождает уничтожение». В этом чувствуется истина. Чтобы избежать уничтожения, давайте предпримем меры.

При назревающем конфликте нужно быстро сгладить углы. В опытных компаниях чувствуют, когда клиент испытывает недовольство и готовится нанести удар претензией на всех фронтах площадках. Это в лучшем случае. Ведь есть ещё регулирующие органы, в которые он может обратиться, чтобы они навестили вас и наказали, как следует, по букве закона.

Идеальный вариант в этом случае — клиент просто прекращает сотрудничество с вами и нигде не шумит. Просто забыл о вас. У него нет времени на разбирательства.

Однако ситуации бывают разные. Поэтому всегда лучше взять инициативу в свои руки и извиниться.

В этой статье мы поговорим о том, как написать письмо-извинение, чтобы вернуть клиента или как минимум успокоить его.

Когда извиняться?

Всегда, когда вы накосячили.

• Не выполнили отдельные пункты договора или принятые на себя обязательства.

• Вы или ваши сотрудники нарушили деловой этикет. Оскорбили клиента или неудачно пошутили.

• По ошибке продали просроченный, бракованный или некачественный продукт.

• Возникли форс-мажорные обстоятельства, которые привели к нарушению условий договора.

Иногда возникают ситуации, на которые вы не можете повлиять и вовремя исправить. Но если в этом вина ложится на вас, нужно извиняться.

Далее мы разберёмся, что писать в извинении и в какой последовательности.

1. Признать ошибку

Безусловно, в начале письма нужно поздороваться и представиться. Далее признаём ошибку.

Для клиента это важно. Он должен увидеть, что вы действительно знаете о случившемся искренне и сожалеете об этом.

2. Рассказать о последствиях

В зависимости от ошибки, которую вы допустили, вероятно, клиент понёс материальные потери.

Скажите об этом и спросите, как вы можете возместить ущерб. Вы ведь хотите сохранить клиента. Вам нужно сделать так, чтобы он снова был доволен. Для этого нужно создать ситуацию, в которой он почувствует, что ничего не потерял. Вы ему всё возместили.

3. Объяснить причины

Расскажите, почему это произошло.

Может показаться, что для клиента это на самом деле неважно. Но так вы ему покажите, что действительно поняли свой косяк и разобрались в ситуации.

4. Сообщить о предпринятых мерах

Расскажите клиенту, что вы предприняли, чтобы подобная ситуация больше не повторилась ни с ним ни с другими клиентами.

Так он увидит, что вы действительно заботитесь о своих клиентах и ответственно подходите к работе.

5. Загладить вину

Вероятно, это один из самых важных шагов. Вам нужно загладить свою вину так, чтобы клиент вернулся или как минимум перестал злиться.

Вы можете предложить скидку, подарок, бонус или что-то ещё ценное для клиента.

Причём клиент должен почувствовать, что вы это делаете не для того, чтобы он просто отвязался со своим негативом, а потому что любите клиентов и готовы сделать всё возможное, чтобы они тоже любили вашу компанию и не испытывали негативных эмоций.

6. Призвать к действию 🙂

Конечно, это не обязательно. Но мы же копирайтеры. Как же без этого?

В этом пункте вы можете пригласить клиента на обед, на чашечку кофе или просто позвать в гости в офис, чтобы обсудить ситуацию и расставить точки над «и».

Или просто попросите написать ответное письмо и указать адрес, куда вы привезёте подарок в качестве извинений.

Плохой пример письма с извинением

При подготовке этой статьи я искал примеры писем-извинений, которые используют другие компании. Вот один из тех, что нашёл.

При чтении этого письма я не чувствую, что компания действительно раскаивается в ситуации и признаёт свою вину. Такого текста недостаточно.

Это больше похоже на шаблон, который подготовил секретарь, чтобы каждый день отправлять недовольным клиентам, внося некоторые правки. Например, можно изменить имя, ситуацию и это письмо подойдёт к каждому случаю с недовольным клиентом.

Но ведь это шаблон. А шаблоны всегда чувствуются. В них нет искренности.

Пример получше

На другом сайте я нашёл шаблон, который могут использовать магазины при задержке груза.

В этом письме есть извинение, объяснение причины и желание загладить вину.

Более хороших примеров найти не удалось. Поэтому я решил написать свой вариант письма-извинения, чтобы вы могли на него ориентироваться при необходимости.

Как Денис Каплунов принтер покупал

Долго думал, какую ситуацию выбрать, чтобы написать извинение, и вспомнил, как два года назад Денис Каплунов купил в офис отличный принтер в магазине Эльдорадо.

Принтер нужен был, чтобы распечатывать рекламные материалы, которые мы готовим для клиентов. Мы хотели видеть свою работу не на экране монитора, а на бумаге, как его видят получатели.

Например, мы могли подержать в руках распечатанное коммерческое предложение и прочесть его, как это делают клиенты. На бумаге всё смотрится иначе. Мы сразу видим, что нужно поправить, убрать или изменить.

Ну, так вот. Утром довольный Денис приехал в офис с большой коробкой под мышкой. В ней был дорогой принтер. Подключить мы его сами не смогли. Поэтому вызвали спеца из того же магазина. Он справился за три часа, и мы начали печатать коммерческие предложения.

Всё было отлично до тех пор, пока через два дня принтер не перестал работать. Он просто издавал непонятные звуки, иногда жевал бумагу, но результата не было.

Обратились в Эльдорадо. Починили. Через две недели принтер снова отказался печатать.

Опять обратились в Эльдорадо. Ну, как обратились. Денис поехал туда и через час привёз человека из магазина, который должен был разобраться в ситуации.

Мастер занял рабочее место одного из дизайнеров и в течение часа ковырялся в принтере, делая умный вид.

Через час он встал и сказал, что есть какие-то проблемы с иглой. Забрал принтер на проверку в магазин. По результату пообещал сообщить.

Уехал.

По результату было ноль информации. Спустя две недели Денис снова поехал в магазин.

В итоге принтер нам не вернули. Денис написал в  длинный пост о любви к этому магазину

Источник: https://kaplunoff.com/blog/kak-napisat/kak-napisat-pismo-izvinenie

Письмо-извинение. Letter of apology

Чтобы не пропустить новые полезные материалы, подпишитесь на обновления сайта

Want create site? Find Free WordPress Themes and plugins.

Иногда в жизни возникают ситуации, когда необходимо принести извинения в письменной форме. В английском языке письмо-извинение может быть неофициальным / личным (informal / personal) и деловым (formal). Его пишут в случае какой-то ошибки, невыполнения обязательств, невозможности выполнения обещания и т. п.

В целом структура письма-извинения особо не отличается от структуры обычного formal / informal letter. Однако есть и свои особенности. Рассмотрим каждый стиль письма-извинения отдельно.

Informal Letter of apology

Бывает так, что вы обидели или расстроили кого-то из членов семьи или друга и хотите принести искренние извинения. Вы можете сохранить отношения, отправив письмо. Что же в нем написать? По структуре ваше письмо будет выглядеть так:

1. Dear (Name),
2. Introduction (§ 1) – почему вы пишете это письмо. Следует начать с извинений, признать свою ошибку.

   Вот несколько полезных фраз для вступительной части письма, которые помогут выразить искренние извинения:

   Английские выраженияПримерное значение выражений

   I hope you will understand when I say that…	Надеюсь, ты поймешь, если я скажу, что…
   What can I say, except I’m sorry that…	Что я могу сказать, кроме как прости…
   I’m sorry for…	Я виноват… (Мне жаль…)
   I owe you an apology.	Я должен перед тобой извиниться.
   I’m sorry if I upset you in any way…	Прости, если каким-то образом обидел тебя…
   I can’t describe how sorry I am and how guilty I feel.	У меня не хватает слов, чтобы описать, как мне жаль и как я виноват перед тобой.
   I feel dreadful about…	Я ужасно поступил…
   It was my fault, and I’m sorry.	Это была моя вина, прости.
   My sensitivity was on vacation that day and I’m so sorry.	Я был ужасно бесчувственен в тот день, мне очень жаль.
   I must beg your forgiveness for my outspoken and insensitive remarks.	Я умоляю простить меня за мои ужасные высказывания.
   Please forgive me for being so late. It was inexcusable.	Прости, пожалуйста, за опоздание. Нет мне оправдания.
   I apologize most humbly for (ignoring your feelings).	Я искренне прошу прощения за…

3. Main Body (§ 2-3) – причины и объяснение вашего поступка. В основной части письма вы пытаетесь объяснить, почему все произошло именно так. Важно полностью признать свою ошибку, даже если вы считаете, что это была не только ваша вина. Иначе такое письмо-извинение не будет иметь смысла, а только усугубит конфликт. Ни в коем случае не обвиняйте адресата. Пообещайте больше не повторять подобные ошибки.

   В основной части помогут такие устойчивые фразы:

   Английские выраженияПримерное значение выражений

   I blame myself for what happened.	Я виню себя в том, что случилось.
   It was my fault (responsibility).	Это была моя вина (обязанность).
   I’m embarrassed to admit that…	Мне неловко признавать, что…
   Please accept this letter as my personal promise to…	Прими, пожалуйста, это письмо, как мое личное обещание…
   I am sorry for the hurt I know this causes.	Прости за нанесенную обиду.
   I admit that I was in the wrong.	Признаю, что был неправ.

4. Conclusion (заключительный §) – в заключительной части письма вы еще раз извиняетесь, интересуетесь, что вы можете сделать, чтобы разрешить сложившуюся ситуацию, обещаете, что такое больше не повторится. Так как это близкий человек, пообещайте позвонить лично или встретиться, чтобы еще раз принести свои извинения.

   Следующие фразы помогут составить заключительный параграф:

   Английские выраженияПримерное значение выражений

   I hope you believe me when I say how sorry I am.	Надеюсь, ты веришь, как сильно я сожалею.
   I can’t tell you how sorry I am.	Даже не могу передать, как я сожалею.
   I beg you to forgive me.	Умоляю, прости меня.
   There is no excuse for… and I hope you’ll forgive me.	Я очень виноват… но надеюсь, ты простишь.
   I sincerely hope…	Искренне надеюсь…
   All this being said, I again apologize for the problems I have caused you.	После всего сказанного, хочу еще раз попросить у тебя прощения за причиненные проблемы.
   We hope you are willing to give us another chance.	Надеюсь, вы дадите нам еще один шанс.
   I hope this incident won’t stand in the way of our friendship.	Надеюсь, этот случай не станет на пути нашей дружбы.
   Again, I apologize for betraying your trust.	Я еще раз прошу прощения за то, что не оправдал твое доверие.
   I hope that as time passes you will find a way to forgive me.	Надеюсь, что со временем ты сможешь простить меня.
   I understand that it might be difficult for you to accept my apology, but…	Понимаю, что тебе сложно простить меня, но…
   I will call you later this week to apologize in person.	Я позвоню тебе на этой неделе, чтобы извиниться лично.
   I can promise you that this will never happen again.	Обещаю, что это больше не повторится.

5. В конце письма-извинения идет заключительная фраза. Например:Sincerely (Sincerely yours),

   (Name)

   Примеры личных писем-извинений на английском языке вы можете посмотреть здесь:

   • boxfreeconcepts.com
   • specimentemplates.org
   • apologyletters.net

Formal Letter of apology

Теперь рассмотрим официальное письмо-извинение.

Formal Letter of apology обычно отправляется в ответ на письмо-жалобу (Letter of Complaint). Цель делового письма-извинения – объяснить причины проблем, указанных в письме-жалобе, а также убедить адресата, что будут предприняты шаги, чтобы устранить проблемы и избежать их повторения в будущем. Желательно предложить компенсацию.

Если от грамотности составления Personal Letter of apology зависят ваши личные отношения с кем-либо, то деловое письмо-извинение может стать шагом к урегулированию отношений с клиентом / партнером, помочь исправить неприятную ситуацию в бизнесе, сохранить репутацию компании.

Рассмотрим каждую структурную часть такого письма.

1. В начале письма-извинения мы обращаемся к адресату по имени и фамилии. То есть обращения типа Dear Sir / Madam или To Whom it May Concern – нежелательны. Подобное обращение может показаться слишком формальным, создастся впечатление, что вы даже не удосужились узнать имя вашего адресата.
2. Introduction (§ 1) – почему вы пишете это письмо. Следует начать с извинений, выражения личной обеспокоенности сложившейся ситуацией.

   Вот несколько полезных фраз для вступительной части письма:

   Английские выраженияПримерное значение выражений

   I am writing to apologize for…	Я пишу, чтобы извиниться за…
   I am writing to offer my apologies for…	Я пишу, чтобы выразить свои извинения за…
   I must (would to) apologise for…	Должен (хотел бы) извиниться за…
   Please accept my / our sincere / profuse apologies for…	Примите мои / наши искренние извинения…
   We apologise for…	Мы просим прощения за…
   Thank you for bringing the matter / issue / problem to our attention.	Спасибо, что сообщили нам об этом деле / проблеме.
   I appreciated your advising me of this incident.	Для меня очень важно ваше сообщение.
   I would to begin by giving my sincere apologies for the inconvenience that you experienced.	В самом начале хотелось бы выразить мои искренние извинения за причиненные неудобства.

   NB!!! Напомним, что в официальном стиле не допускаются сокращения типа I’m, don’t, I’d и т. п.

3. Main Body:

   (§ 2-3) – причины и объяснения сложившейся ситуации / проблемы.

   (§ 4) – предложение компенсации.

   В основной части письма-извинения (параграф 2-3) нужно объяснить причину возникшей ошибки / проблемы. Каждая проблема – в отдельном параграфе. Необходимо признать вину компании, выразить свое сожаление и огорчение, сообщить о принятых мерах.

   Очень желательно предложить какую-либо компенсацию за ошибку (параграф 4).

   Вот некоторые полезные фразы для основной части делового письма-извинения:

   Английские выраженияПримерное значение выражений

   We accept full responsibility for the mistake.	Мы полностью берем на себя ответственность за ошибку.
   I assure you we are taking the necessary steps to prevent it from happening in the future.	Будьте уверены, что мы принимаем все необходимые меры, чтобы подобное больше не произошло.
   You have my assurance that…	Я гарантирую вам…
   Please be assured that we will…	Будьте уверены, что мы…
   I am trying to sort it out (sort the problem out) as a matter of urgency.	Я пытаюсь разобраться с этим (решить эту проблему) немедленно.
   I can assure you that this will not happen again.	Обещаю, что это впредь это не повторится.
   We are doing everything we can do to resolve the issue.	Мы делаем все возможное для решения проблемы.
   Please allow me to suggest you… as compensation for…	Позвольте предложить Вам… в качестве компенсации за…
   To compensate for the inconvenience caused…	Для возмещения причиненных неудобств…
   Please allow me to offer you… by way of compensation…	Позвольте предложить Вам… в качестве компенсации…

4. Conclusion (заключительный §) – в заключительной части письма нужно еще раз извиниться, выразить надежду, что произошедшее никак не повлияет на ваше дальнейшее сотрудничество, написать свои контактные данные, чтобы с вами могли связаться, если возникнет такая необходимость.

   Можно употребить следующие выражения:

   Английские выраженияПримерное значение выражений

   Once again, our (my) sincere apologies for the inconvenience caused…	Еще раз примите наши (мои) искренние извинения за причиненные неудобства…
   I hope that you will accept my apologies (that my apologies will be accepted).	Надеюсь, Вы примете мои извинения (мои извинения будут приняты).
   I hope that you can forgive (overlook) this regrettable error.	Надеюсь, Вы сможете простить эту досадную ошибку.
   Thank you for your understanding.	Спасибо за понимание.
   If you would to continue this conversation, please feel free to call me at…	Если вы хотите продолжить нашу беседу, прошу без колебаний звонить мне по телефону…
   Should you have any questions related to this correspondence, please feel free to contact me at your convenience.	Со всеми вопросами относительно данного письма, пожалуйста, обращайтесь ко мне в удобное для Вас время.

5. В конце письма – заключительная фраза:

   Sincerely (Sincerely yours),
   (Name)

   Примеры деловых писем-извинений на английском языке вы можете посмотреть здесь:

   • officewriting.com
   • business.lovetoknow.com
   • apologyletters.net

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Did you find apk for android? You can find new Free Android Games and apps.

Источник: http://engblog.ru/letter-of-apology

Коды Codes Форма № 1 по ОКУД Form #1 of OKUD Дата (год, месяц, число) Date (YYYY MM DD) Организация / [Предприятие / Юридическое лицо] Organization / [Enterprise / Legal entity] по ОКПО according to OKPO / [as per OKPO] Идентификационный номер налогоплательщика Taxpayer identification number ИНН TIN Вид деятельности Activity type / [Company profile] по ОКВЭД according to OKVAD / [as per OKVAD] Организационно-правовая форма/[форма собственности] Legal organizational form / [Form of business ownership] Товарищество LLP – Limited liability partnership ООО LLC – Limited liability company ЗАО CJSC – Closed joint stock company / [PLC (в США) — Private limited company / Ltd (в Великобритании) — Private company] ОАО OJSC – Open joint stock company / [PLC (кроме США) — Public limited company / Public company] по ОКОПФ/ОКФС as per OKOPF/OKFS Единица измерения Unit of measurement / [UM] тыс. руб.

Письмо-извинение

Важно Еще раз просим прощения (извинения) за задержку платежа. И уверяем, что в дальнейшем делать все возможное, чтобы избежать таких досадных упущений Извинения за опоздание на встречу, задержку с ответом 1. Искренне извиняемся.

Вас за вчерашнее опоздание на встречу 2 мне очень жаль (искренне жалею), что такая долгожданная и важная для меня встреча не состоялась 3. Искренне прошу прощения (простите) за то, что заставил. Вас напрасно потратить свое драгоценное время 4. Я был убежден, что наша встреча должна была состояться (дата).

Еще раз прошу прощения за причиненные неудобства и прошу, если это возможно, назначить повторную встречу в удобное для.

Вас время 5. Буду искренне благодарен, если. Вы согласитесь на повторную встречу. Прошу простить, что нанес (а). Вам неприятностей 6. Мне очень неудобно за опоздание на встречу 7. Прошу прощения (простите) за задержку с ответом на.

Справочник адвоката

Каждая уважающая себя организация должна уметь признавать свои ошибки и исправлять их: это является неотъемлемой частью деловой этики. Более того, своевременно принесенные извинения помогут сохранить репутацию, важных клиентов или партнеров компании и избежать убытков.

Порой именно вовремя отправленное деловое письмо с извинениями может помочь избежать судебных споров и широкой огласки.
Поэтому составлять подобные письма должен уметь каждый секретарь. Причем делать это нужно качественно и искренне.

Когда требуется писать письмо-извинение

• Нарушение обязательств по договору. Данная причина является одной из самых распространенных. При этом неважно, требуется адресовать письмо с извинениями организации или клиенту: частота нарушений обязательств в обоих случаях примерно одинакова.

Письмо-извинение образец бланк

Первый абзац письма должен содержать само извинение (одного извинения на все письмо будет достаточно). Второй абзац полностью описывает причины и проблемы, по которым возникла текущая ситуация, которая и потребовала письменных извинений. При этом не следует намеренно занижать масштабы события, называя его маленькой оплошностью или недоразумением.

В случае, даже если ваша организация не считает себя виноватой, это не должно быть заметно в письме. В противном случае весь смысл извинений исчезает, а вина так и остается не заглаженной. Новые статьи Последний абзац необходимо посвятить огорчению и сожалению по поводу возникшей ситуации.

Также можно указать меры, которые были приняты, чтобы подобных ситуаций больше не возникало. Письмо с извинениями клиенту (пример представлен ниже) может также содержать информацию о бонусах, предоставленных дополнительно в качестве извинений.

Как написать письмо-извинение

Goods accepted on commission Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов Indebtedness of insolvent debtors written off to losses Обеспечения обязательств и платежей полученные Securities received for obligations and payments Обеспечения обязательств и платежей выданные Securities given for obligations and payments Износ жилищного фонда Depreciation housing facilities stock Износ объектов внешнего благоустройства и других аналогичных объектов Depreciation of land improvement facilities and other similar objects Нематериальные активы, полученные в пользование Intangible assets received for use Руководитель Managing director / [CEO] Главный бухгалтер Chief accountant подпись signature расшифровка подписи clarification of signature / [printed name] Пояснение: через слеш в квадратных скобках ”/ [ ]” приводятся разные варианты, возможные для применения.

Письмо извинение

Тут постарайтесь второй раз не применять слово «извините», а также его производные. Необходимо, чтобы письмо-извинение давало понять пострадавшей стороне, что руководитель организации серьезно озабочен и встревожен произошедшим, и не пустит дело на самотек.

После следует новое предложение, которое описывает принятые меры. Внимание Совершенно неправильно писать «виновные будут наказаны», «мы разберемся», в этой части основного текста не приветствуется будущее время.

Нужно писать так, словно служебное разбирательство уже подошло к завершению, и виновники привлечены к ответственности. Заключение – выражается надежда, что подобное впредь не повторится, и партнерские отношения не пострадают.

Если это приемлемо и уместно, письмо-извинение, можно отправить вместе с красивым букетом цветов, презентовать бутылку хорошего конька, возможно подобный подарок позволит загладить вашу вину.

Бланкер.ру

Надеемся, что это недоразумение отрицательно скажется на наших дальнейших отношениях и. Вы и в дальнейшем будете пользоваться услугами нашей фирмы 9. Уверяем, что в будущем приложим все усилия, чтобы избежать таких неприятных упущений Извинения за задержку оплаты счетов 1.

Через небрежность бухгалтерии. Ваши счета оказались вовремя не оплаченным. Оплата будет осуществлена ??немедленно. Извините за задержку 2. Ваш счет от (дата) было неправильно зарегистрировано 8 нашей бухгалтерии, и поэтому он остался неоплаченным извинения за эту досадную ошибку, которую немедленно исправим 3.

К сожалению, банк не выполнил своевременно наше поручение перевести. Вам деньги. Искренне просим прощения (извинения) за опоздание с оплатой 4. Нам очень жаль, что. Ваш последний счет оставался неоплаченным протяжении длительного времени. Искренне извиняемся за эту невнимательность 5.

Правила этикета и деловой переписки диктуют нам не оставлять без ответа любые предложения партнёров, сообщать о своих действиях, если эти действия затрагивают сложившиеся отношения, извиняться за неудобства, случившиеся по вашей вине.

Зачем извиняться В принципе, это не обязательно и не влечёт никаких последствий в соответствии с законодательством. Но это официальная сторона дела.

С другой же стороны, поддержание диалога с партнёрами, уведомление их о своих действиях, в том числе и письменные извинения за причинённые неудобства, как нельзя лучше отражаются на деловой репутации, позиционируют вас как надёжного компаньона.

Своевременное написание письма-извинения может предотвратить негативные последствия для отношений, заключенных с кем-либо, которые связаны будут с Вашим проступком.

Искренне извиняемся. Вас за досадную ошибку, которая произошла из-за халатности нашего сотрудника 9. Благодарим за напоминание о неоплаченный счет от (дата), что был неправильно зарегистрирован. Извините, пожалуйста, что нечеткость в работе наших сотрудников заставила.

Вас лишний раз волноваться (за авдала. Вам лишних хлопототів). 10. После телефонного звонка мы внимательно просмотрели списки неоплаченных счетов и убедились, что допустили ошибку, за которую, надеемся,. Вы нам извините. Совсем не оправдываем своей. Неуве ажности, однако надеемся, что. Вы и в дальнейшем выполнять наши заказыня. 11.

Текст письма-извинения не очень разниться от обычного делового письма. В обоих случаях, оформляется получатель, тема самого письма, и обращение. Желательно, в теме не делать акцент на том, что это извинения, лучше сделать ее нейтральной, к примеру «О постановках по контракту №254-Д-КП», или вообще ничего не указывать.

Помимо этого, не обязательно указывать кто исполнитель. Письмо-извинение подпишет топ-менеджер организации, главное, чтобы это все выглядело не слишком формально.

Нужно добиться того, чтобы создалось впечатление, что руководитель компании осведомлен о проблеме и готов лично принести свои извинения пострадавшей стороне.

Составленное письмо распечатывают на корпоративном бланке, его подписывает руководитель, после оно регистрируется и отправляется фирме-адресату. Текст письма-извинения По своей форме текст подразделяется на 3 части: вступление, основная часть, и заключение.

Только откровенное признание своей вины способно сохранить дальнейшее расположение к его составителю и, возможно, деловые контакты с ним. Оптимальный вариант извинительного письма выглядит следующим образом:

• выражение сожаления и глубокой обеспокоенности в связи со сложившейся ситуацией;
• искреннее извинение за доставленные неудобства;
• объяснение дальнейших действий составителя, направленных на устранение возникшей проблемы и избежание ее повторений в будущем;
• напоминание о большой важности для составителя факта дальнейшего совместного сотрудничества с адресатом.

При составлении письма стандартно используются такие фразы, как «Приносим свои извинения за…», «Примите наши искренние извинения…», «Позвольте принести Вам свои извинения…» или «Искренне сожалением, что…». Приветствуется оформление письма на фирменном бланке предприятия-составителя.

Не стоит приукрашивать детали или, тем более, придумывать несуществующие – ни к чему хорошему это не приведёт. Так же желательно избегать таких фраз как «произошло недоразумение», «небольшая проблема», «случайная задержка» и.т.д.

Даже если вы считаете, что возникшая ситуация действительно является маленьким недоразумением, то стоит подумать о том, что для клиента это может быть большая неприятность. Например: Поставка продукции была задержана из-за ошибки, произошедшей в отделе продаж: в заявку по недосмотру был веден неверный код товара.

Выражение сожаления, огорчения Здесь главное – не повториться и не начать вновь извиняться. Один раз в начале письма это уже было сделано, больше не надо. Цель этой части – дать понять клиенту, что неприятный инцидент – исключение из общего правила. Например: Мы крайне огорчены тем, что вам пришлось напрасно потратить время на поездку в наш офис.

Источник: http://law-uradres.ru/pismo-s-izvineniyami-ot-organizatsii-primer-obrazets/

8 самых ужасных ошибок в электронной переписке — и как их исправить | Rusbase

Вместо того чтобы ответить конкретному человеку, вы разослали всем в офисе приглашение на обед или свое мнение о викторине, проводимой в соседнем пабе. Это очень неловкая ситуация, и вы можете исправить ее, если сразу же сообщите, что совершили ошибку.

В особенно крупных компаниях такая массовая рассылка может доставить множество неприятностей. Например, в ноябре 2016 года все сотрудники Национальной службы здравоохранения Англии (1,2 миллиона человек) получили тестовое письмо. Некоторые из них нажали «ответить всем», чтобы спросить, что происходит.

Вы назвали получателя чужим именем

Назвать кого-то другим именем это смертный грех. А хуже всего, если до этого в письме вы указали имя получателя правильно, считает Эмили Гортон, HR-специалист турагентства Powder Byrne.

«Я считаю, что такая ошибка показывает отсутствие интереса и внимания к деталям. На ранних этапах переговоров из-за нее у вас может сорваться сделка, — сказала Гортон. — Она серьезно влияет на мнение о собеседнике».

В такой ситуации вам лучше всего признать свою ошибку. Постарайтесь извиниться как можно быстрее, даже если для этого вам придется отправить еще одно письмо. И впредь не забывайте перед отправкой тщательно проверить письмо на наличие ошибок.

 Flickr/jazbeck

Вы отправили письмо слишком рано

Такое случалось с каждым из нас. Иногда получатель это понимает, но порой у него складывается впечатление, что вы недалекий человек. Найджел Парслоу, управляющий директор рекрутингового агентства Harvey Nash, считает, что чаще всего люди допускают такую ошибку, когда торопятся ответить.

«В основном, такая ошибка возникает, если вы торопитесь, отвечаете на ходу или печатаете сообщение во время тряски в общественном транспорте», — пояснил он.

https://www.youtube.com/watch?v=k7KoyaysaNM

Если вы допустили такую ошибку, сразу же отправьте письмо с извинением и продолжением своей мысли.

«Все мы совершаем ошибки, — сказала Гортон. — Лучше отправить одно сообщение, чем сначала прислать письмо с извинениями, а затем еще одно с тем, что вы забыли сказать. Подумайте, может быть ваш собеседник и так получает сотню писем за день, а тут вы присылаете ему сразу несколько подряд».

Именно поэтому, если вы пишете длинное и важное письмо, лучше сначала укажите в качестве получателя самого себя.

Автокоррекция заменила нужное слово на нечто странное

И опять: сразу же извиняйтесь.

«Как рекрутер я бы не советовала соискателям отправлять письма с телефона, — сказала она. — Когда вы отправляете резюме по телефону, ваш собеседник может подумать, что вы параллельно занимаетесь чем-то еще и не особенно стараетесь. О вас может сложиться плохое первое впечатление, ведь обычно попытки устроиться на работу требуют сил и внимания соискателя».

По мнению Гортон, отправка писем без проверки орфографии также говорит о том, что вы не обращаете внимание на детали.

Вас не так поняли

Эту ошибку можно избежать, если вы хорошо обдумаете то, что пишете, и прочтете свое письмо хотя бы дважды.

«Когда люди торопятся, они часто пренебрегают точностью и качеством подбора слов, — считает Парслоу. — Потратьте несколько минут на то, чтобы обдумать содержимое письма и тон, в котором оно написано. Тогда получатель поймет его именно так, как надо».

Любую онлайн-переписку всегда можно перечитать, поэтому важно заметить, что ваш собеседник не так вас понял

«Если вы поняли, что уже отправили письмо, но хотели сказать в нем совсем другое, лучше извиниться и исправить свою ошибку», — советует Парслоу.

 Shutterstock

Вы отправили начальнику смайлик с поцелуем

Все зависит от ваших отношений с начальником и общей рабочей обстановки. Иногда такое поведение может быть вполне приемлемым. Но так бывает не всегда.

Издание The Telegraph советует в таком случае отшутиться или же притвориться, что ничего не произошло. Многие пользуются этим смайликом, так что вряд ли ваш начальник обидится или вообще обратит на это внимание.

Если же босс прислал такой смайлик в ответ, лучше всего его проигнорировать (если только вы не хотите завоевать его личную симпатию). А еще стоит подумать, в чьи руки еще может попасть ваше сообщение.

«Такое письмо могут легко переслать нежелательным лицам, из-за чего может подорваться репутация вас и вашего бренда», — считает Парслоу.

Вы прикрепили к письму не тот файл

Эта ошибка наверняка знакома людям, которые дают свои файлам непонятные названия. Так, в 2015 году одна женщина отправила потенциальному работодателю кулинарный рецепт вместо своего резюме.

Как выкрутиться из такой ситуации, зависит от того, что именно вы отправили: простой текстовый документ или свою фотографию в обнаженном виде. Обычно достаточно просто извиниться, но если вы прислали нечто совсем неуместное, лучше сразу же объяснить ситуацию по телефону.

«Я считаю, что лучше всего сразу признать ошибку — отправить объяснительное письмо или позвонить, — сказала Гортон. — Иногда из-за какой-нибудь простой ошибки вы можете получить отказ в трудоустройстве. Часто люди пишут у себя в резюме, что у них есть такое качество, как внимание к деталям — что ж, если вы указали такое качество, вы должны следить за тем, что вы прикрепляете к письму».

 Elaine with Grey Cats / Flickr

Вы пытаетесь устроиться на несуществующую должность

По словам Гортон, люди зачастую рассылают сразу кучу резюме, причем даже на несуществующие вакансии. Если в теме письма вы неправильно написали название должности, на которую претендуете, у нас для вас плохие новости.

«Дважды проверяйте свои письма перед отправкой, — советует Гортон. — Так вы покажете, что вы организованный и пунктуальный человек. Разумеется, все делают ошибки, но как только вы заметили свой промах, признайте его и постарайтесь больше так не делать».

В Gmail есть функция отмены, но на то чтобы найти и исправить ошибку, дается всего 30 секунд, так что вам придется действовать быстро.

Если вы сделали ошибку, не стоит воспринимать это как конец света. Главное — не игнорировать, а признать и исправить ее.

«Если вы устраиваетесь на работу в новую компанию, лучше не игнорировать свои ошибки, — считает Гортон. — Если вы сделаете вид, что ничего не произошло, работодатель может подумать, что вы не замечаете своих ошибок, из-за чего у него сложится о вас дурное впечатление. Иногда даже этого бывает достаточно для отказа».

Источник.

Материалы по теме:

Самые распространенные ошибки в резюме – и как их лучше исправить

12 способов выглядеть умнее в электронной переписке

15 непрофессиональных email-привычек, из-за которых вас могут отправить в спам

Как ответить на электронное письмо, о котором вы когда-то забыли

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Источник: https://rb.ru/list/8-email-mistakes/

Поделиться:

Нет комментариев